Algemene Voorwaarden geldig voor evenementen in 2026
Artikel 1: Definities
1.1
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
a. OWee: de door de TU Delft in enig jaar te organiseren introductieweek. Voor de 2026 editie van de OWee betreft dit zowel het traject, de digitale als de fysieke dagen, maar ook Ladies+ Intro.
b. OWee Bestuur: de groep personen die het betreffende jaar de OWee organiseert.
c. Evenement: de door de TU Delft in 2026 te organiseren fysieke dagen. Dit staat los van de digitale dagen.
d. Deelnemer: degene die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan de OWee.
e. Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de Deelnemer aan de OWee.
f. Organisator: het OWee Bestuur, onderdeel van rechtspersoon (TU Delft) waarmee de Deelnemer een Overeenkomst is aangegaan.
g. Mentor: de natuurlijke persoon die zich op een door de Organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor begeleiding van deelnemers aan de OWee.
h. OWee-groep: Alle Deelnemers zijn onderdeel van een OWee-groep. In een OWee-groep zitten rond de 15 deelnemers en 1 of 2 Mentoren.
1.2
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke Overeenkomst.
Artikel 2: Deelname
2.1
De Deelnemer mag aan het Evenement slechts deelnemen, indien die het daartoe strekkende inschrijfformulier (digitale aanmelding) volledig en naar waarheid heeft ingevuld, indien het inschrijfgeld voor het Evenement volledig is voldaan en indien de Deelnemer akkoord is gegaan met de Algemene Voorwaarden.
2.2
De deelname aan het Evenement geschiedt door de Deelnemer persoonlijk.
2.3
De Deelnemer moet te allen tijde instructies van het personeel of vrijwilligers van het Evenement opvolgen. Bij herhaaldelijke, of ernstige, misdragingen houdt de Organisator zich het recht voor de deelname aan het Evenement te alle tijden stop te zetten zonder daarbij aanspraak te maken op gemaakte kosten of inschrijfgeld.
2.4
Wanneer een Deelnemer zich misdraagt, kan de Organisatie te allen tijde en naar eigen beslissing de niet-bijzondere en niet-gevoelige persoonsgegevens van de desbetreffende Deelnemer doorgeven aan medewerkers van de onderwijsinstellingen en/of verenigingen.
2.5
De Deelnemer verklaart geen commerciële activiteiten te ondernemen uit naam van de Organisator zonder uitdrukkelijke toestemming van de Organisator.
2.6
De Deelnemer dient zich tijdig af te melden voor het Evenement. Bij afmelding wordt het inschrijfgeld teruggestort minus de administratiekosten. Afmelden kan tot en met vrijdag 7 augustus 2026. Hierna is het niet meer mogelijk om het inschrijfgeld minus administratiekosten terug te storten. In uitzonderlijke of overmachtssituaties kan de Deelnemer contact opnemen met het OWee -bBestuur, waarna per geval een passende oplossing kan worden overwogen.
2.7
Tijdens de OWee kan er enkel betaald worden met pin of met (digitale) evenementmunten verstrekt door de Organisator.
2.8
Indien OWee 2026 door overmacht situaties (natuurrampen, epidemieën, overlijden binnen Koninklijk Huis, e.d.) niet, of in een andere vorm plaatsvindt, vervalt voor de Deelnemer het recht op elke vorm van schadevergoeding. Desalniettemin zal het OWee Bestuur 2026 zich inspannen om, voor zover redelijkerwijs verwacht kan worden, te voorzien in de afspraken zoals beschreven in dit document.
2.9
De Organisatie behoudt zich het recht voor om de Algemene Voorwaarden aan te passen in het geval dit nodig is wegens veranderde maatregelen vanuit de overheid.
Artikel 3: Aansprakelijkheid
3.1
Deelname aan het Evenement geschiedt op eigen risico. De Organisator is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe ook genaamd, die de Deelnemer mocht lijden als het gevolg van de deelname aan het Evenement. Tevens is de Organisator niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen. Tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de Organisator toe te rekenen opzet of grove schuld.
3.2
Indien, ondanks het bepaalde in het eerste lid van dit artikel, aansprakelijkheid van de Organisator voor schade van de Deelnemer aangenomen moet worden, blijft de verplichting van de Organisator tot vergoeding van die schade beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van de Organisator ter zake van die schade uitkeert.
3.3
De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan een Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot (deelname aan) het Evenement. De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van aansprakelijkheid voor bedoelde schade.
3.4
De Deelnemer vrijwaart de Organisator voor aansprakelijkheid voor schade die een derde mocht lijden door toedoen van de Deelnemer, gedurende diens deelname aan het Evenement, tenzij deze schade het directe gevolg is van een aan de Organisator toe te rekenen opzet of grove schuld.
3.5
De Organisator is niet aansprakelijk voor situaties die plaatsvinden op het EersteJaarsWeekend (EJW) van de studieverenigingen, welke plaatsvinden in de periode te midden van de Digitale en Fysieke dagen van de OWee. Daarnaast is de Organisator ook niet aansprakelijk voor situaties die plaatsvinden tijdens de KennisMakingsTijd (KMT) van de studentenverenigingen, welke plaatsvinden na de fysieke OWee en de avondprogramma's van verenigingen, welke plaatsvinden tijdens de fysieke OWee, en overige buiten de OWee om georganiseerde activiteiten.
Artikel 4: Beeldmateriaal
4.1
Tijdens het Evenement worden foto’s en filmopnames gemaakt voor journalistieke doeleinden (o.a. sfeerverslagen). Door deel te nemen aan het Evenement wordt er mee akkoord gegaan dat de Deelnemer herkenbaar gefilmd of gefotografeerd wordt en dat de beelden gepubliceerd kunnen worden in print- en digitale uitingen, zoals de website van het Evenement en sociale mediaplatforms. Mocht je het niet eens zijn met de geplaatste foto’s waar je in beeld te zien bent, is het mogelijk bezwaar te maken bij het OWee Bestuur. Het Bestuur zal het verzoek/de afbeelding beoordelen en, indien het bezwaar gerechtvaardigd wordt geacht, passende maatregelen nemen, zoals het vervagen van uw afbeelding of het verwijderen van de content.
4.2
De beelden van de Digitale dagen mogen niet verspreid worden naar derden. Links en/of losse beelden van uitzendingen mogen niet gedeeld worden. In het geval dat dit ongevraagd gedaan wordt zal de Organisator een melding doen bij de opleidingsdirecteur. Uitzondering op dit verbod kan worden aangevraagd bij het OWee Bestuur.
4.3
Het OWee bestuur en haar sponsoren kunnen foto's die gemaakt zijn tijdens de OWee gebruiken voor promotiedoeleinden door het zelf te publiceren in welk medium dan ook zonder daarbij de eigenaar of bron te vermelden. Het OWee bestuur behoudt zich het recht om het maken van eigen beeldmateriaal door de Deelnemers op specifieke momenten te weigeren.
Artikel 5: Persoonsgegevens
Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijzen wij u naar onze privacyverklaring, te vinden op https://www.owee.info/privacyverklaring/ en onderaan dit document.
Artikel 6: Huisregels
6.1
Voor bezoekers onder de 18 jaar is het niet toegestaan om alcohol te kopen, te consumeren of in de handen te houden. Dit geldt ook voor alcoholvrije varianten. Bezoekers die ouder zijn dan 18 jaar mogen geen alcohol verstrekken aan bezoekers onder 18 jaar. Bij constatering van overtreding volgt verwijdering van het terrein en inbeslagname van het deelnemersbandje. Daarnaast vindt er een verplicht gesprek plaats tussen de Deelnemer en de Organisatie. Bezoekers dienen gedurende het hele Evenement in het bezit te zijn van een geldig ID-bewijs, dat op eerste verzoek van de beveiliging/Organisatie dient te worden getoond. Tijdens de gehele OWee kunnen steekproefsgewijs blaastesten worden afgenomen.
6.2
Het bezit, gebruik of verkoop van soft- en/of harddrugs is niet toegestaan. Op het gebied van verdovende middelen, zowel soft- als harddrug, geldt een zerotolerance beleid en dient gehandeld te worden volgens het beleid zoals door het Openbaar Ministerie is vastgesteld. Het bezit van softdrugs en/of partydrugs (waaronder ook lachgas) is niet toegestaan, ook niet wanneer het een gebruikersvoorraad betreft.
6.3
De organisatie behoudt zich het recht om de toegang tot het evenemententerrein te weigeren aan bezoekers of deelnemers die naar het oordeel van de Organisatie overmatig alcohol hebben geconsumeerd en/of onder invloed zijn van drugs.
6.4
Bedreiging, mishandeling, discriminatie, (seksuele) intimidatie en alle andere vormen van (geluid)overlast en/of agressief en grensoverschrijdend gedrag worden door de Organisatie niet getolereerd.
6.5
Bezoekers/deelnemers aan OWee zullen zich niet hinderlijk gedragen jegens omwonenden en/of ondernemers in hun omgeving. Dit houdt in dat er Bezoekers/Deelnemers zich gedragen in de wijken en onderweg naar de slaapplaats. Daarnaast dient het na 22.00 stil te zijn op straat.
6.6
Deelnemers/bezoekers van de OWee betreden de evenementterreinen op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor welke vorm van schade dan ook, volgend uit het handelen of nalaten van de Organisatie, andere personen die werkzaamheden voor de Organisatie uitvoeren of derden die verantwoordelijk zijn voor de logistiek van het Evenement, tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid.
6.7
Het is niet toegestaan eigen etenswaren en drank mee te nemen naar evenementen van de OWee. Er zullen op het evenemententerrein op de Campus van de TU Delft consumpties te verkrijgen zijn.
6.8
Afval dient weggegooid te worden in de daarvoor bestemde afvalcontainers.
6.9
Er dient op een respectvolle manier omgegaan te worden met middelen en beelden die tijdens de Digitale dag gepresenteerd worden. Tevens dient men zich respectvol te gedragen tijdens de livestreams en in de bijbehorende chats.
6.10
Om veiligheidsredenen kunnen bezoekers/deelnemers worden gefouilleerd. Bezoekers/deelnemers dienen hieraan hun medewerking te verlenen. Het bezit van glas, alcohol, drugs, lachgas, plastic flessen, blikjes, spuitbussen, markeerstiften, (huis)dieren, professionele audio- en/of videoapparatuur, vuurwerk, (vuur)wapens en/of andere gevaarlijke of verboden voorwerpen of stoffen is niet toegestaan. De Organisatie raadt bezoekers af tassen mee te nemen naar de evenementen. Volgens de wet Algemene Plaatselijke Verordening is het verboden om buiten horecagelegenheden alcohol te nuttigen op openbaar terrein.
6.11
Bezoekers/deelnemers dienen in het belang van de veiligheid te allen tijde de aanwijzingen van de Organisatie/beveiliging op te volgen.
6.12
Het is tijdens het Evenement niet toegestaan om:
Medicatie mee te nemen zonder doktersvoorschrift;
Bekers of flesjes mee naar buiten te nemen;
Alcohol mee te nemen;
Goederen te verhandelen en/of zich schuldig te maken aan heling;
Vernieling, vandalisme en/of diefstal te plegen. Eventueel veroorzaakte schade wordt verhaald op de veroorzaker(s). In dit geval kan de Organisator aangifte doen.
Zonder schriftelijke toestemming promotiemateriaal te verspreiden in en om het terrein;
Vuurwerk of brandbare materialen mee te nemen en/of af te steken;
Te roken op de campus van de TU Delft;
Te gooien met hardcups tijdens het Evenement.
Alcoholische dranken te nuttigen voor 17.00.
Een gevulde waterfles mee het terrein op te nemen. Deze kunnen ter plaatse gevuld worden en dienen dus bij de ingang van een Evenement leeggegooid te worden.
6.13
Bij overtreding van onze huisregels wordt de toegang tot het Evenement ontzegd.
6.14
Bij constatering van overtreding van huisregel 6.2 tot en met 6.5 wordt men van verdere deelname aan het programma uitgesloten, en zal er een verplicht gesprek plaatsvinden met de Organisatie. Afhankelijk van de ernst van de situatie kan een melding worden gedaan bij de opleidingsdirecteur, decaan, en/of politie.
Artikel 7: Overig
7.1
In alle andere gevallen die niet onder dit regelement vallen, beslist de Organisator naar bevinden van zaken.
7.2
De Organisator kan indien nodig en redelijk besluiten om af te wijken van deze regels.
7.3
Bezwaar kan gemaakt worden bij het OWee Bestuur en vragen naar aanleiding van dit document kunnen gesteld worden aan het OWee Bestuur, via het e-mailadres info@owee.nl.