Privacy Statement OWee 2026
Introductie
De OWee, de introductie week van de TU Delft, gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt daarbij binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement informeren we je over de doeleinden waarvoor de OWee van de TU Delft jouw persoonsgegevens verwerkt, aan wie je jouw gegevens verstrekken en over het uitoefenen van je privacy rechten.
Het privacy statement is aanvullend op het TU Delft privacy statement . Mocht je na het lezen van daarvan nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met de organisator van de introductie week. De contactgegevens vind je onderaan dit privacy statement.
Definities
In dit privacy statement zijn de volgende definities van toepassing:
OWee: de door de TU Delft in enig jaar te organiseren introductieweek. Voor de editie in 2025 van de OWee betreft dit zowel de digitale als de fysieke dagen, maar ook ladies intro.
Evenement: het door de TU Delft in enig jaar te organiseren introductieweek: de OWee.
Deelnemer: de natuurlijke persoon die zich op een door de organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het Evenement.
Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de deelnemer aan het Evenement.
Organisator: het OWee Bestuur, onderdeel van rechtspersoon (TU Delft) waarmee de deelnemer een overeenkomst is aangegaan.
Mentor: de natuurlijke persoon die de deelnemers aan het Evenement begeleidt.
OWee Bestuur: de groep personen die het betreffende jaar de OWee organiseert.
OWee-groep: alle deelnemers zijn onderdeel van een OWee-groep. Een OWee-groep bestaat uit ongeveer tien personen en één tot twee mentoren.
Welke persoonsgegevens verwerken we en met welk doel?
Als je je inschrijft voor de OWee maakt de OWee gebruik van het platform Tactile en de app van Tactile. Wij vragen je om voor het gebruik van de app een account aan te maken. Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van jou: je naam, adres, woonplaats, gender, telefoonnummer, telefoonnummer ouder/voogd, e-mailadres, e-mailadres ouder/voogd, geboortedatum, studentennummer, studie, bankgegevens en allergieën.
Deze gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: om je te registreren en het inschrijfgeld te verwerken, voor de communicatie met jou, om je te kunnen aanmelden voor activiteiten en om je in te delen in groepjes. Jouw geboortedatum gebruiken wij ook voor de uitgifte van bandjes voor minderjarigen in verband met de alcoholleeftijdsgrens. Voor het indelen van de eetmomenten worden je allergieën en je naam door de mentoren gebruikt om je te kunnen assisteren bij het maken van de juiste keuze wat betreft voedsel.
Wij vragen naar het telefoonnummer en e-mailadres van jouw ouder/voogd om in noodgevallen tijdens de OWee contact te kunnen leggen met de ouders of voogd.
We delen je naam, telefoonnummer en e-mailadres met de faculteit waar je je hebt ingeschreven om de groepjes die tijdens de OWee zijn gevormd door te geven aan jouw faculteit. De faculteit kan daarmee de samenstelling van de OWee-groep doorzetten in hun eigen introductieperiode.
De grondslagen voor deze verwerking is uitvoering van jouw overeenkomst met de TU Delft om mee te kunnen doen met de OWee en jouw toestemming om jouw gegevens te kunnen delen met de hieronder genoemde derden. Deze toestemming kan ten allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar info@owee.nl
Welke gegevens worden gedeeld met EersteJaarsWeekend?
Als je je aanmeldt voor het EersteJaarsWeekend (EJW), worden de volgende gegevens van jou verstrekt aan de commissie van het EJW van de faculteit waar jij gaat studeren om het weekend succesvol te kunnen organiseren: naam, gender, nationaliteit, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, studentennummer, studie en allergieën.
Welke gegevens worden gedeeld met een Sleep-Inn huis?
Als je je aanmeldt voor een Sleep-Inn huis worden je naam, e-mailadres, gender en telefoonnummer verstrekt aan de huisverantwoordelijke van het door de organisator gekozen huis. Per Sleep-Inn-huis is er één huisverantwoordelijke. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie over een mogelijke slaapplek.
Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?
Jouw persoonsgegevens worden opgeslagen op het platform en in de app van Tactile. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en worden uiterlijk 12 maanden na afloop van de OWee op 21 augustus 2027 verwijderd. Je kan ook je persoonsgegevens uit de app en platform laten verwijderen door te mailen naar info@owee.nl.
Hoe worden jouw persoonlijke gegevens beveiligd?
De organisator heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, onbedoelde schade, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet beperkt tot, onnodige verzameling van gegevens) of verdere verwerking.
Wat zijn jouw privacy rechten?
Je hebt altijd het recht op inzage, verwijdering, correctie of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Verder heb je altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar info@owee.nl
Meer informatie is te vinden in het privacy statement van de TU Delft.
Vragen
Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over het privacy statement van de TU Delft? Neem dan gerust contact op. Je kan hiervoor een e-mail sturen naar info@owee.nl. Je kan ook voor vragen terecht bij de privacy office van de via privacy-tud@tudelft.nl of bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van de TU Delft op het e-mailadres fg@tudelft.nl.