Introductie

Het Kernteam ‘Ben je oké?’, dat bestaat uit een team van medewerkers van de TU Delft, gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt daarbij binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement informeren we je over de doeleinden waarvoor het Kernteam ‘Ben je oké?’ van de TU Delft jouw persoonsgegevens verwerkt, aan wie wij jouw gegevens verstrekken en over het uitoefenen van je privacy rechten. Het privacy statement is aanvullend op het TU Delft privacy statement. Mocht je na het lezen van daarvan nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met de coördinator van het Kernteam ‘Ben je oké?’. De contactgegevens vind je onderaan dit privacy statement.

Definities

In dit privacy statement zijn de volgende definities van toepassing:

Kernteam 'Ben je oké?'
Het team van medewerkers van de TU Delft dat meldingen ontvangt, ondersteuning biedt en indien nodig doorverwijst naar de juiste afdeling binnen de TU Delft.

Melder
De persoon die contact opneemt met het Kernteam 'Ben je oké?' voor ondersteuning, advies of het doen van een melding.

Melding
Een verzoek om ondersteuning, advies of een melding van een situatie die plaatsvindt tijdens of in relatie tot de OWee of het Introduction Programme.

OWee
De door de TU Delft georganiseerde Ontvangstweek voor nieuwe studenten, inclusief de digitale en fysieke programmaonderdelen.

Introduction Programme (IP)
Het introductieprogramma van de TU Delft voor internationale studenten.

Welke persoonsgegevens verwerken we en met welk doel?
Als je melding maakt bij het Kernteam ‘Ben je oké?’ gebeurt dit door middel van een persoonlijk of telefonisch gesprek. In dit gesprek vragen we je om uit te leggen wat er aan de hand is en wat jij nodig hebt op dat moment. In dit gesprek wordt mogelijk gevraagd naar persoonsgegevens om je verder te kunnen helpen. We verzamelen hierin de volgende persoonsgegevens: je naam, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, onderwijsinstelling, beschrijving van de situatie.

Afhankelijk van de aard van de melding kan het voorkomen dat je bijzondere persoonsgegevens met ons deelt, bijvoorbeeld gegevens over jouw gezondheid of welzijn. Deze gegevens worden uitsluitend met jouw uitdrukkelijke toestemming verwerkt voor zover noodzakelijk om passende ondersteuning te bieden en worden met extra zorgvuldigheid behandeld.

Deze gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: om jouw melding zorgvuldig te kunnen behandelen en van passende opvolging te voorzien, om de verschillende handelingsperspectieven te kunnen overwegen, waarbij mogelijk een andere interne afdeling betrokken moet worden. Je telefoonnummer en e-mailadres hebben we dan nodig voor de verdere communicatie met jou.

De verwerking van jouw persoonsgegevens door ons Kernteam ‘Ben je oke?’ vindt plaats op basis van jouw toestemming en, waar van toepassing, het gerechtvaardigd belang van de TU Delft om een veilige en ondersteunende omgeving te bieden tijdens de OWee en het Introduction Programme. Wij vragen om jouw toestemming tijdens het persoonlijke of telefonische gesprek. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar integrity@tudelft.nl onder vermelding van jouw naam.

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met medewerkers of afdelingen die betrokken moeten zijn bij de behandeling van jouw melding en uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Welke gegevens worden gedeeld met de OWee?
Als je een melding doet over een activiteit die valt binnen de OWee wordt, wanneer nodig, je naam en beschrijving van de situatie gedeeld met de organisatie van de OWee. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het ondersteunen van de behoefte en om acties te kunnen ondernemen als dat nodig is. Dit gebeurt uitsluitend met jouw medeweten en toestemming.

Welke gegevens worden gedeeld met de Introduction Programme (IP)?
Als je een melding doet over een activiteit die valt binnen het IP worden, wanneer nodig, je naam en beschrijving van de situatie gedeeld met de organisatie van het IP. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het ondersteunen van de behoefte en om acties te kunnen ondernemen als dat nodig is. Dit gebeurt uitsluitend met jouw medeweten en toestemming.

Integrale Veiligheid (IV)
Je naam, telefoonnummer en e-mailadres, worden, wanneer nodig, met de afdeling Integrale Veiligheid gedeeld om de melding verder op te kunnen pakken in het geval van een incident. Dit gebeurt uitsluitend met jouw medeweten en toestemming. Zij gebruiken die gegevens om contact op te kunnen nemen met jou. IV kan persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de beveiliging van personen en eigendommen van de TU Delft of een derde.

Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?
Jouw persoonsgegevens worden na afloop van het gesprek, bij jouw goedkeuring, opgeslagen op een beveiligd document binnen Microsoft Teams. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk om de doeleinden, waaronder hoofdzakelijk het contact onderhouden in de opvolging van een melding, te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en worden uiterlijk 3 maanden na afloop van de OWee en het Introduction Programme op 21 november 2026 verwijderd. Je kan ook je persoonsgegevens laten verwijderen door te mailen naar integrity@tudelft.nl

Hoe worden jouw persoonlijke gegevens beveiligd?
De organisator heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, onbedoelde schade, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet beperkt tot, onnodige verzameling van gegevens) of verdere verwerking.

Wat zijn jouw privacy rechten?
Je hebt altijd het recht op inzage, verwijdering, correctie of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Verder heb je altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar integrity@tudelft.nl.

Meer informatie is te vinden in het privacy statement van de TU Delft.

Vragen
Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over het privacy statement van de TU Delft? Neem dan gerust contact op. Je kan hiervoor een e-mail sturen naar de coördinator van het Kernteam ‘Ben je oke?’ via integrity@tudelft.nl. Je kan ook voor vragen terecht bij de privacy o ice van de via privacy-tud@tudelft.nl of bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van de TU Delft op het e-mailadres fg@tudelft.nl.