Privacy Statement OWee
Introductie
De OWee, de introductie week van de TU Delft, gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt daarbij binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In dit privacy statement informeren we je over de doeleinden waarvoor de OWee van de TU Delft jouw persoonsgegevens verwerkt, aan wie je jouw gegevens verstrekken en over het uitoefenen van je privacy rechten.
Het privacy statement is aanvullend op het TU Delft privacy statement . Mocht je na het lezen van daarvan nog vragen hebben, dan kun je altijd contact opnemen met de organisator van de introductie week. De contactgegevens vind je onderaan dit privacy statement.
Definities
In dit privacy statement zijn de volgende definities van toepassing:
OWee: de door de TU Delft in enig jaar te organiseren introductieweek. Voor de editie in 2025 van de OWee betreft dit zowel de digitale als de fysieke dagen, maar ook ladies intro.
Evenement: het door de TU Delft in enig jaar te organiseren introductieweek: de OWee.
Deelnemer: de natuurlijke persoon die zich op een door de organisator toegelaten wijze heeft ingeschreven voor deelname aan het evenement.
Overeenkomst: de overeenkomst strekkend tot deelname van de deelnemer aan het Evenement.
Organisator: het OWee Bestuur, onderdeel van rechtspersoon (TU Delft) waarmee de deelnemer een overeenkomst is aangegaan.
Mentor: de natuurlijke persoon die de deelnemers aan het Evenement begeleidt.
OWee Bestuur: de groep personen die het betreffende jaar de OWee organiseert.
OWee-groep: alle deelnemers zijn onderdeel van een OWee-groep. Een OWee-groep bestaat uit ongeveer tien personen en één tot twee mentoren.
Welke persoonsgegevens verwerken we en met welk doel?
Als je je inschrijft voor de OWee maakt de OWee gebruik van het platform Tactile en de app van Tactile. Wij vragen je om voor het gebruik van de app een account aan te maken. Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens van jou: je naam, adres, woonplaats, gender, telefoonnummer, telefoonnummer ouder/voogd, e-mailadres, e-mailadres ouder/voogd, geboortedatum, studentennummer, studie, bankgegevens en allergieën.
Deze gegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden: om je te registreren en het inschrijfgeld te verwerken, voor de communicatie met jou, om je te kunnen aanmelden voor activiteiten en om je in te delen in groepjes. Jouw geboortedatum gebruiken wij ook voor de uitgifte van bandjes voor minderjarigen in verband met de alcoholleeftijdsgrens. Voor het indelen van de eetmomenten worden je allergieën en je naam door de mentoren gebruikt om je te kunnen assisteren bij het maken van de juiste keuze wat betreft voedsel.
Wij vragen naar het het telefoonnummer en e-mailadres van jouw ouder/voogd om in noodgevallen tijdens de OWee contact te kunnen leggen met de ouders of voogd.
We delen je naam, telefoonnummer en e-mailadres met de faculteit waar je je hebt ingeschreven om de groepjes die tijdens de OWee zijn gevormd door te geven aan jouw faculteit. De faculteit kan daarmee de samenstelling van de OWee-groep doorzetten in hun eigen introductieperiode.
De grondslagen voor deze verwerking is uitvoering van jouw overeenkomst met de TU Delft om mee te kunnen doen met de OWee en jouw toestemming om jouw gegevens te kunnen delen met de hieronder genoemde derden. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar [email protected]
Welke gegevens worden gedeeld met eerstejaarsweekend?
Als je je aanmeldt voor het eerstejaarsweekend (EJW), worden de volgende gegevens van jou verstrekt aan de commissie van het EJW van de faculteit waar jij gaat studeren om het weekend succesvol te kunnen organiseren: naam, gender, nationaliteit, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, studentennummer, studie en allergieën.
Welke gegevens worden gedeeld met een Sleep-Inn huis?
Als je je aanmeldt voor een Sleep-Inn huis worden je naam, e-mailadres, gender en telefoonnummer verstrekt aan de huisverantwoordelijke van het door de organisator gekozen huis. Per Sleep-Inn-huis is er één huisverantwoordelijke. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie over een mogelijke slaapplek.
Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?
Jouw persoonsgegevens worden opgeslagen op het platform en in de app van Tactile. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en worden uiterlijk 12 maanden na afloop van de OWee op 21 augustus 2026 verwijderd. Je kan ook je persoonsgegevens uit de app en platform laten verwijderen door te mailen naar [email protected].
Hoe worden jouw persoonlijke gegevens beveiligd?
De organisator heeft passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de persoonsgegevens te beschermen tegen onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, onbedoelde schade, verlies, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking of toegang, en tegen alle andere vormen van onrechtmatige verwerking (inclusief, maar niet beperkt tot, onnodige verzameling van gegevens) of verdere verwerking.
Wat zijn jouw privacy rechten?
Je hebt altijd het recht op inzage, verwijdering, correctie of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, alsmede het recht om bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Verder heb je altijd het recht om de gegeven toestemming in te trekken. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een e-mail te sturen naar [email protected]
Meer informatie is te vinden in het privacy statement van de TU Delft.
Vragen
Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over het privacy statement? Neem dan gerust contact op. Je kan hiervoor een e-mail sturen naar [email protected]. Je kan ook voor vragen terecht bij de privacy office van de via [email protected] of bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van de TU Delft op het e-mailadres [email protected].
Privacy Policy
Important Note regarding data processing in connection with Google Analytics™
This website uses Google Analytics, a web analytics service provided by Google Ireland Limited. If the responsible body for the data processing that occurs via this website has their basis outside of the European Economic area and Switzerland, then the associated Google Analytics data processing is carried out by Google LLC. Google Ireland Limited and Google LLC. will hereinafter be referred to as “Google”. As concerns the use of Google Analytics, the data processing in this respect is technically provided by Jimdo. In that regard, reference is hereby made to the Jimdo Privacy Policy. Jimdo GmbH (Jimdo GmbH, Stresemannstrasse 375, 22761 Hamburg, [email protected]) and the operator of this website share a joint responsibility for the data processing in connection with Google Analytics on this website.
Google Analytics uses “cookies”, which are text files saved on the site visitor’s computer, to help the website analyze their use of the site. The information generated by the cookie (including the truncated ip address) about the use of the website will normally be transmitted to and stored by Google.
Google Analytics is used exclusively with the extension "_anonymizeIp ()" on this website. This extension ensures an anonymization of the IP address by truncation and excludes a direct personal reference. Via this extension Google truncates the site visitor’s IP address within member states of the European Union or other parties to the Agreement on the European Economic Area. The IP address, that is provided by the site visitor’s browser in using Google Analytics will not be merged by Google with other data from Google.
On behalf of Jimdo and the site operator, Google will use the information collected to evaluate the use of the website, to compile reports on website activity and to provide other website and internet related services to Jimdo and the site operator (Art. 6 (1)( f) GDPR). The legitimate interest in data processing lies in the optimization of this website, the analysis of the use of the website and the adaptation of the content, which is made possible by the provision of the Jimdo statistics function. The interests of the users are adequately protected by the pseudonymization of their data.
Google LLC. offers a guarantee to maintain an adequate level of data protection on the basis of European standard contractual clauses. The data sent and linked to the Google Analytics cookies, e.g. user IDs or advertising IDs will be automatically deleted after 50 months. The deletion of data whose retention period has been reached is carried out automatically, once a month.
The website visitor may refuse the use of cookies by selecting the appropriate settings in their browser. They can also object to the future collection and storage of their ip address and the data generated by cookies, at any time via downloading this browser plugin and installing it: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
The website visitor can prevent data collection via Google Analytics on this website by clicking here. An "Opt-out Cookie" shall then be applied which shall prevent any future collection of the site visitors data when visiting this website.
Further information on the Google Terms of Use and Privacy Policy can be found under the Google Analytics Terms and Conditions or under the Google Analytics Overview.
According to the relevant legislation and the GDPR, site visitors have certain rights in relation to their personal data processed via this Google Analytics data processing system. In particular, they have a right to access, rectification, data portability and/ or deletion of their data The site visitor also has the right to object to certain processing of their data. In order to exercise these rights in relation to the data processing via Google Analytics on this website, a data subject(site visitor) can contact Jimdo(Jimdo GmbH [email protected] or the owner of this website at any time.